Тема: Распечатывание рабочих листов. Распечатывание больших листов

Изменение параметров страниц.

Ниже приведен список команд, которыми можно воспользоваться в диалоговом окне Парамет-ры страницы. Все команды сгруппированы по вкладкам, на которых они расположены.

Вкладка Страница

Ориентация. Выберите опцию книжная, если вы хотите распечатать лист по меньшей ширине листа, и альбомная — если по большей.

Масштаб. Вы можете увеличивать и уменьшать лист или его часть относительно реального размера.

Размер бумаги. По умолчанию выставляется размер А4 210х297 мм. При необходимости его можно изменить.

Качество печати. Распечатывая лист с плохим качеством, вы экономите при этом время и рас-ходные материалы принтера. Но его можно распечатать и с хорошим качеством. Качество печати за-дается количеством точек на дюйм — чем больше их число, тем выше качество печати.

Номер первой страницы. Вы можете установить номер первой страницы отличный от 1. По умолчанию выставляется опция Авто. При этом номер первой страницы выставляется 1, если после включения принтер еще на распечатывал ни одной страницы. Если же печать уже проводилась, то выставляется страница, следующая за последней распечатанной.

Вкладка Поля

Верхнее, Нижнее, Правое и Левое. Размеры задаются соответственно верхнего, нижнего, право-го и левого полей.

Верхнего и Нижнего колонтитула. С помощью этой установки вы задаете отступ от текста са-мого листа бумаги, на котором будет располагаться верхний и нижний колонтитул. (Для введения текста самого колонтитула используйте вкладку Колонтитулы).

Центрировать на странице. Данные на странице центрируются между ее правой и левой гра-ницами (горизонтально) или верхней и нижней (вертикально).

Вкладка Колонтитулы

Нижний и Верхний колонтитулы. Если добавить верхний колонтитул, он автоматически распо-ложится в верхней части каждого листа. При добавлении нижнего колонтитула он соответственно разместится в нижней части листа.

Создать верхний или нижний колонтитул. Воспользовавшись кнопками Создать верхний ко-лонтитул и Создать нижний колонтитул, создайте свой колонтитул, который будет включать в себя дату, время, имя листа и рабочей книги.

Вкладка Лист

Выводить на печать диапазон. Распечатывается не только полностью вся книга или лист, но и некоторая их часть. Для этого выделите диапазон ячеек, которые необходимо распечатать. Введите его адрес или закройте диалоговое окно Параметры страницы и выделите его мышью. Если вы не вы-делили область для распечатывания, то распечатается полностью весь лист рабочей книги, номер ко-торого зависит от заданных установок.

Печатать на каждой странице. Чтобы некоторые строки и столбцы печатались на каждой странице в качестве заголовков, введите их адрес в соответствующей строке или выделите их мы-шью.

Печать. Эта команда устанавливает параметры печати (например, распечатать сетку, т.е. ли-нии, которые разделяют ячейки, или печатать все цветные элементы черно-белыми).

Последовательность вывода страниц. Последовательность вывода страниц. Используя эту опцию, вы указываете, каким образом данные на листе должны быть прочитаны или распечатаны — вниз, затем вправо или вправо, затем вниз. При этом вы задаете способ печатания данных, которые не вмещаются на одной странице. На-пример, если строка или столбец не помещается на странице, вы определяете, какую страницу печа-тать следующей (с не поместившейся строкой или не поместившимся столбцом). Выполнив все необходимые установки, щелкните на кнопке ОК.

Предварительный просмотр

Выполнив все необходимые установки и предварительный просмотр, приступайте непосредст-венно к распечатыванию данных. Рабочая книга распечатывается целиком или частично.

Чтобы распечатать рабочую книгу, выполните следующее.

1. Если вы хотите распечатать только часть листа, выделите сначала необходимый диапазон ячеек. Если нужно распечатать несколько рабочих листов, то выделите необходимые ярлыч-ки. Если же вы хотите распечатать книгу полностью, то просто пропустите этот пункт.

2. Откройте меню Файл и выберите в нем Печать (или нажмите ). Появится одноименное диалоговое окно, подобное показанному на рисунке.

3. С помощью опции Печатать задайте страницы для распечатывания. Например, если общая площадь данных, которые необходимо распечатать, составляет 15 страниц, а вам необходи-мо напечатать только страницы 5—10, то вы просто указываете их в полях соответственно с: и по:.

4. Опция Вывести на печать позволяет указать, что именно необходимо печатать — всю книгу, выделенный диапазон или выделенные листы.

5. Используя область окна Копии, задайте количество копий документа, которые необходимо сделать.

6. Если вы установите флажок опции Разобрать по копиям, то сначала распечатается полностью весь документ, а затем — следующая его копия. В противном случае сначала распечатаются все копии первой страницы, затем — второй и т.д.

7. Щелкните на кнопке ОК или нажмите .

Если вы, наконец, выполнили все необходимые установки, и вам осталось только начать печа-тать, вы можете закрыть окно Excel. Если в этот момент принтер занят (например, распечатываются данные из сети), то документ автоматически начнет печататься только после освобождения принтера.

Иногда требуется прервать процедуру распечатывания документа. Например, вы вспомнили, что нужно переформатировать некоторые ячейки, и хотите сделать эти изменения до того, как дан-ные будут распечатаны. В таком случае процедура распечатывания прерывается. Для этого выполни-те следующее.

1. Дважды щелкните на кнопке Печать, расположенной на Панели задач Windows. Появится окно порядка печати.

2. Щелкните на документе, распечатывание которого нужно отменить.

3. Откройте меню Документ и выберите команду Отменить печать.

Отменить все! Чтобы отменить распечатывание всех документов, указанных в окне порядка печати, откройте менгс Принтер и выберите в нем опцию Удалить задания. В этом случае все задачи отменятся, но файлы из буфера не удалятся.

Excel имеет дополнительную возможность отправки необходимых документов адресату без распечатывания. Для этого в меню Файл выберите команду Отправить. Затем щелкните на одном из пунктов: Сообщение (вы посылаете рабочую книгу по электронной почте), По маршруту (вы пересы-лаете документ по локальной сети с помощью Microsoft Mail или cc:Mail) или Папка Exchange (вы имеете возможность послать/копировать документ в сервер Microsoft Exchange).

Выделение области печати

Используя опцию Вывести на печать (вкладка Лист диалогового окна Параметры страницы), вы указываете область листа для распечатывания, т.е. с ее помощью вы указываете данные рабочего листа, которые необходимо распечатать на отдельной странице, а затем просто распечатываете ее. Но если выделенная область данных слишком велика и не помещается полностью на странице, то дан-ные автоматически будут расположены на нескольких листах, а печать будет проводиться в соответ-ствии с параметрами, указанными в диалоговом окне Параметры страницы.

Чтобы выделить область данных и распечатать ее, выполните следующее.

1. Откройте меню Файл и выберите в нем команду Параметры страницы. Появится одноимен-ное диалоговое окно.

2. Щелкните на корешке вкладки Лист.

3. Щелкните на кнопке свертывания, расположенной в правой части поля Выводить на печать диапазон. Появится диалоговое окно Выводить на печать диапазон.

4. Выделите мышью ячейки, которые необходимо распечатать. Как видно из рисунка, диапазон распечатываемых ячеек выделяется пунктирной линией, а в поле Выводить на печать диапа-зон указывается абсолютная ссылка на их содержимое. Если вы хотите ввести адрес диапа-зона ячеек, а не просто выделить его с помощью мыши, то вам не нужно указывать знак доллара ($) при абсолютных ссылках.

5. Чтобы возвратиться к диалоговому окну Параметры страницы, щелкните опять на кнопке свертывания поля Выводить на печать диапазон.

6. В диалоговом окне Параметры страницы щелкните на кнопке Печать. Появится одноименное диалоговое окно. Чтобы распечатать выделенную часть рабочего листа, щелкните на кнопке ОК.

Область печати. Если вы не хотите распечатывать данные прямо сейчас, то просто выделите область документа (листа), а при необходимости распечатаете ее позже. Для этого откройте меню Файл и выберите команду Область печати, а в подменю — опцию Задать. Чтобы удалить заданную область печати, откройте опять меню Файл, а в нем — Область печати. В подменю на этот раз выберите опцию Убрать.

Разметка страниц

При распечатывании рабочих листов в зависимости от размера используемой бумаги и выбран-ного масштаба иногда возникает ситуация, когда не все данные помещаются на запланированное ко-личество страниц. Чтобы логически более правильно разместить данные на страницах, сделайте раз-метку страниц поверх компьютерной. В любом случае до того, как вносить изменения, выполните следующее.

-- Измените ширину каждого столбца так, чтобы оптимально использовать свободное простран-ство ячеек.

-- Измените ориентацию страницы (поменяйте Книжная на Альбомная или наоборот).

-- Измените левое, правое, нижнее и верхнее поле.

Если и после этого данные все еще не помещаются на необходимое количество страниц, то сделайте разметку страниц вручную. Для этого выполните следующие действия.

1. Откройте меню Вид и выберите команду Разметка страницы.

2. При этом отобразится окно с сообщением, щелкните на кнопке ОК. Появится разбитый на страницы рабочий лист, подобный показанному на рисунке.

3. Измените размеры страниц так, чтобы все данные разместились на необходимом количестве страниц. Для этого просто перетащите с помощью мыши их границы.

Чтобы отменить уже проделанную разметку, перетащите границу страницы за пределы экрана. Если вы хотите изменить разметку страниц, просто перетащите их границы в необходимую часть листа. Потом откройте меню Вставка и выберите в нем команду Разрыв страницы. Теперь гра-ницы закрепятся на новых местах.

4. Чтобы вернуться к нормальному виду рабочего листа, откройте меню Вид и выберите ко-манду Обычный.

Распечатывание заголовков столбцов и строк

В Excel предусмотрена возможность создания заголовков, которые размещаются слева или в верхней части объемного рабочего листа и будут распечатываться на каждой странице документа. Такие заголовки вставляются тогда, когда рабочий лист не распечатывается полностью на одной странице.

Если вы не воспользуетесь этой опцией, то документ будет распечатан на множестве страниц без заголовков к данным, внесенными в его столбцы и строки. Чтобы заголовки автоматически рас-печатывались на каждой странице, проделайте следующие операции.

1. Откройте меню Файл и выберите команду Параметры Страницы. Появится диалоговое окно с таким же названием.

2. Щелкните на корешке вкладки Лист.

3. Чтобы ввести строку, которая будет печататься на каждой странице, щелкните на кнопке свертывания поля сквозные строки.

4. Выделите с помощью мыши строки для распечатывания на каждой странице . Указанные ячейки выделятся пунктирной линией. В поле сквозные строки появятся абсолютные ссылки на выделенные строки.

5. Вновь щелкните на кнопке свертывания поля сквозные строки. Таким образом вы вернетесь к нормальному виду диалогового окна Параметры страниц.

6. Чтобы ввести столбцы, которые будут печататься на каждой странице, щелкните на кнопке свертывания поля сквозные столбцы. Диалоговое окно Параметры страницы опять изменит свой внешний вид.

7. Выделите необходимые столбцы.

8. Вновь щелкните на кнопке свертывания. Окно Параметры страницы примет нормальный вид.

9. Чтобы распечатать лист, щелкните на кнопке Печать. Появится соответствующее диалоговое окно. Щелкните на кнопке ОК.

Проводите выделение внимательно! Если вы выделили для, распечатывания на каждой странице столбцы и строки, которые одновременно являются составляющими одной из них, то на бумаге они отобразятся дважды. Чтобы избежать этого, проведите разметку страниц заново, не включая в них столбцы и строки, которые будут повторяться.

Добавление верхнего и нижнего колонтитулов

Работая в Excel, вы добавляете верхний или нижний колонтитул, который располагается на ка-ждой странице рабочего листа. Колонтитул может включать в себя некий текст, номер страницы, да-ту и время, а также имя рабочей книги и листа.

Выберите колонтитул из предлагаемого списка или введите свой собственный, состоящий из текста и специальных команд, которыми задаются его параметры.

Вы можете сделать текст колонтитула курсивным, полужирным или подчеркнутым, а также выровнять его по правому и левому краю или по центру. Чтобы добавить колонтитул, выполните следующее.

1. Откройте меню Вид и выберите в нем команду Колонтитулы. Появится диалоговое окно Параметры страницы .

2. Чтобы выбрать верхний колонтитул, щелкните на стрелке выпадающего меню Верхний ко-лонтитул. Выпадет список предлагаемых вариантов верхних колонтитулов. Выберите в нем наиболее подходящий. В окне Верхний колонтитул появится пример колонтитула.

3. Чтобы выбрать нижний колонтитул, щелкните на стрелке выпадающего меню Нижний ко-лонтитул. Из предлагаемого списка нижних колонтитулов выберите наиболее подходящий вам. Пример колонтитула появится в окне Нижний колонтитул. Вам не подходит ни один из предлагаемых колонтитулов? В этом случае щелкните на кнопке Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул и введите его текст.

4. Щелкните на кнопке OK — таким образом вы закроете диалоговое окно и вернетесь к нор-мальному виду рабочего листа. Чтобы распечатать лист, в диалоговом окне щелкните на Печать. Появится еще одно диалоговое окно — Печать, в котором щелкните на кнопке ОК.

Вам не нужны колонтитулы? Чтобы удалить верхний или нижний колонтитул, выберите в предлагаемом списке (нет).

Размещение листа на определенном количестве страниц

Если ваш рабочий лист невозможно распечатать на одной странице, даже после изменения по-лей и ориентации страницы, воспользуйтесь опцией Размещение на страницах, которая поможет разместить рабочий лист на указанном количестве страниц. Таким образом вы определяете ширину и высоту документа.

Чтобы разместить лист на определенном количестве страниц, выполните следующее.

1. Откройте меню Файл и выберите в нем Параметры страницы. Появится соответствующее диалоговое окно.

2. Щелкните на корешке вкладки Страница.

3. В полях разместить не более, чем на XX стр. в ширину и на XX стр. в высоту укажите необ-ходимое количество страниц.

4. Щелкните на кнопке OK — таким образом вы закроете диалоговое окно Параметры страни-цы. Или щелкните на Печать — появится диалоговое окно Печать. Чтобы распечатать рабо-чий лист, щелкните на кнопке ОК.